Edese Golf Club Papendal

Klantverhaal Edese Golf Club Papendal

Middenin het bosrijke en heuvelachtige landschap van de zuidelijke Veluwezoom, tussen Arnhem en Ede, ligt de Edese Golf Club (GC) Papendal. Een van de mooiste 18-holes golfbanen van Nederland. De Edese GC Papendal heeft zo'n 950 leden, een modern clubhuis, uitgebreide oefenfaciliteiten en uitstekende horecagelegenheden.

Rob Koning is bestuurslid bij de golfclub en houdt zich met name bezig met niet-golf gerelateerde zaken. “Dat klinkt gek, omdat alles hier natuurlijk om golf draait. Ik probeer alle faciliteiten binnen onze golfclub zo goed mogelijk te regelen, zodat mensen hier optimaal kunnen genieten van het golfen” vertelt hij. Hierbij maakt Koning sinds enkele jaren gebruik van de Cashless Golf oplossing van Xafax. Hij vertelt ons over het ontstaan en de ontwikkeling van deze samenwerking.

Ballenautomaat en tassenloods

De samenwerking tussen Xafax en de Edese GC Papendal kwam in 2018 tot stand. “Dat was nog voor mijn tijd als bestuurslid” zegt Koning. “Voorheen betaalden mensen de ballen voor onze driving range nog met muntjes. Een vorig bestuurslid is toen door Duchell, de leverancier van onze baanmaterialen, waaronder de ballenautomaat, getipt om eens in gesprek te gaan met Xafax. Toen is Pieter Gramser van Xafax langsgekomen en is besloten om de ballenautomaat te automatiseren door daar een specifiek pasje voor te maken. Mensen konden op die pas geld storten en daarmee ballen kopen.

Het voordeel van het gesloten systeem wat Xafax biedt, is dat we voor verschillende soorten klanten ook verschillende tarieven kunnen hanteren. Zo zijn we bijvoorbeeld van plan om de ballenprijs voor gastgebruikers bij de driving range wat te verhogen, terwijl die voor leden hetzelfde blijft.

De ballenautomaat is medio 2019 in gebruik genomen. Toen hebben we ook direct de toegangscontrole bij de tassenloods gedaan. Een hoop leden nemen hun golftas -en spullen niet mee naar huis, maar bewaren die in onze tassenloods beneden. Vanaf dat moment konden zij met de ballenpas, zoals de Xafax kaart toen werd genoemd, ook toegang krijgen tot die loods.”

Ontwikkelingen

Inmiddels is er veel meer mogelijk dan dat. De dienstverlening van Xafax bij de Edese GC Papendal heeft zich in de loop der jaren flink ontwikkeld. “Eigenlijk is er sprake van een constante ontwikkeling, ingegeven door nieuwe behoeften vanuit ons, maar ook deels ingegeven door de Nederlandse Golf Federatie (NGF)” zegt Koning hierover. Hij gaat de verschillende toepassingen één voor één langs, te beginnen met de introductie van de clubkaart.

Clubkaart

“Voorheen betaalden mensen aan de bar met hun NGF-pas. Later ging de NGF over op een digitale pas. De gemiddelde leeftijd van onze leden ligt echter boven de zestig. Ik was er daarom van overtuigd dat niet alle leden met hun mobiele telefoon willen betalen en dat we daarvoor een alternatief moesten vinden. Omdat we toen al de ballenpas hadden, ben ik met Pieter in gesprek gegaan over of we die pas niet ook voor de horeca konden gaan gebruiken. Toen hebben we dat gedaan.

We hebben toen ook direct besloten dat we die pas belangrijk wilden gaan maken. Omdat je door de naam ‘ballenpas’ niet verwacht dat je er ook mee kunt afrekenen aan de bar, hebben we de naam veranderd naar ‘clubkaart’. Om die clubkaart persoonlijk te maken, voorzien we deze van een foto. We wilden het maken van zo’n kaart zó makkelijk maken dat mensen aan de servicebalie een clubkaart konden aanvragen, direct op de foto konden en meteen de kaart in ontvangst konden nemen. Dat heeft Xafax voor ons geregeld.

In eerste instantie twijfelden we of deze nieuwe clubkaart geaccepteerd zou worden door de leden. Misschien hadden zij er wel helemaal geen behoefte aan? Des te grappiger was het om te zien hoe trots de eerst mensen met een clubkaart deze lieten zien aan anderen. Binnen no-time had iedereen een clubkaart en werd die overal voor gebruikt.

Een groot voordeel van de introductie van de clubkaart, is het feit dat op een clubkaart grotere bedragen worden gezet. Op een ballenkaart zetten leden tien, misschien twintig euro, maar omdat de clubkaart ook voor de horeca is wordt daar al gauw honderd euro of meer op gezet. Bovendien zorgt de foto op de clubkaart ervoor dat de pas persoonlijk is en dat anderen niet kunnen betalen met jouw pas wanneer je hem verliest.”

Opwaardeerautomaat

“Het volgende waar we tegenaan liepen was het opwaarderen. Mensen konden via de app geld op hun clubkaart storten en dit op de golfclub gebruiken. Dat werkte prima, maar veel oude leden snapten niet hoe, of wilden er niet aan beginnen. Zij kwamen daarom met regelmaat aan de servicebalie om dat voor hen te laten doen. Dat kostte veel tijd.

Daarom hebben we toen intern een business case gedaan, waarbij we de servicebaliemedewerkers hebben laten turven hoe vaak leden aan de balie kwamen om het saldo op hun pas te laten opwaarderen. We hebben de tijd die onze medewerkers daaraan kwijt waren afgezet tegen de kosten voor een opwaardeerautomaat van Xafax. Daaruit bleek dat die investering gemakkelijk te justificeren was, dus zo geschiedde.

De introductie van de opwaardeerautomaat was werkelijk fantastisch. Wanneer leden weer eens aan de balie kwamen om hun clubkaart te laten opwaarderen, vertelden wij hen dat zij dat nu zelf kunnen doen bij de automaat beneden. Onderweg naar de automaat kon het voorkomen dat een lid een beetje mopperde: ‘Moet dat nou, die nieuwerwetse dingen?’, maar eenmaal aangekomen bij de automaat waren zij allemaal positief verrast over hoe eenvoudig die werkt. Het duurde dan ook niet lang voordat ook de opwaardeerautomaat volledig geaccepteerd en in gebruik genomen werd.”

Incheckpalen

“Later kwamen de incheckpalen. Deze zijn deels in coronatijd ontstaan. Voor corona kwamen mensen naar de baan zonder te reserveren. We werkten toen met een ballenspiraal. Daar gooiden mensen een balletje in en de plek waarop deze landde bepaalde de volgorde op de baan. Dan wist je pas bij aankomst wanneer je de baan op kon. Dat kon zomaar pas over twee uur zijn en zorgde dus voor rijen.

Golf was bovendien een van de weinige sporten die je kon blijven doen in coronatijd. Daardoor werd het drukker aan de baan en kregen golfclubs meer leden. Tegelijkertijd moesten we er i.v.m. corona voor zorgen dat we de mensen op de baan konden identificeren. Toen hebben wij, net als alle clubs in Nederland, een reserveringssysteem geïntroduceerd.

Maar reserveren betekent nog niet dat mensen ook echt komen. Het gebeurde regelmatig dat mensen een starttijd hadden gereserveerd, maar niet kwamen opdagen. Dat is voor het optimaal benutten van de baancapaciteit natuurlijk niet gunstig. Om dat te voorkomen wilde ik een systeem hebben waarbij mensen niet alleen reserveren, maar ons ook vertellen dat ze er zijn. Dat hebben we gerealiseerd door hen te laten inchecken voor zij de baan op gaan.

Bij veel clubs checken mensen in bij de servicebalie in het clubhuis. Dat werkt, maar zorgt wel weer voor een drukteprobleem bij de servicebaliemedewerkers. Bovendien is onze hole 10, wat de startplek is voor de ‘tweede negen’, hier best een eind vandaan. Mensen die daar starten komen vaak niet eens in aanraking met het clubhuis. Daarom hebben we samen met Xafax incheckpalen ontwikkeld, waarbij mensen niet bij de servicebalie hoeven in te checken, maar gewoon op de plek waar zij starten. Dat is veel logischer en voorkomt bovendien dat mensen tien minuten moeten lopen om zich aan te melden.”

Wedstrijdinschrijving

“Daarnaast liep er nog wat anders. Wij organiseren regelmatig wedstrijden waarbij mensen kleine prijzen kunnen winnen. Om die prijzen te kunnen betalen dienen mensen inschrijfgeld te betalen om deel te mogen nemen. Echter heeft vrijwel niemand meer cash geld bij zich. Daarom hebben we er samen met Xafax voor gekozen om een payterminal bij de kassa te introduceren. Nu betalen mensen inschrijfgeld simpelweg door hun clubkaart te scannen aan de wedstijdkassa.

Zo voegen we ook weer extra waarde toe aan die clubkaart. Het is de ballenautomaat, de horeca, je wedstrijden, je aanwezigheidsregistratie én de toegang tot de tassenloods in één. Zo ben je dus met één pas volledig gefaciliteerd binnen de club. Met de clubkaart kun je alles.”

Koppeling met iBirdies

“Ten slotte heeft Xafax ook nog een koppeling met iBirdies mogelijk gemaakt. Daarmee wordt o.a. het registreren voor onze leden nog gemakkelijker. Zodra iemand het terrein opkomt wordt deze persoon aan zijn mobiele apparaat herkent en krijgt hij op de terminal direct de vraag of hij wil inchecken. Dan hoeft hij alleen nog maar op ‘ja’ te klikken en hij is geregistreerd.

Dit werkt via GPS en daarvoor dienen leden toestemming te hebben gegeven. Niet iedereen wil dat natuurlijk. Wat Xafax heeft gedaan met de incheckpaal is dat zij deze voor ieder lid geschikt hebben gemaakt, ongeacht de voorkeur en keuze van dat lid. Iemand die alles ‘hightech’ doet wordt al geregistreerd wanneer hij het terrein op komt rijden, maar iemand die niet de app gebruikt en alles met de clubkaart wil doen kan ook bij de incheckpaal terecht. En iedereen daartussen ook. We sluiten niemand uit en ieder lid kan voor zichzelf bepalen waar zijn voorkeur ligt.”

Zelfredzaamheid

Het mag duidelijk zijn dat de Edese Golfclub Papendal en Xafax sinds het begin van de samenwerking niet hebben stilgestaan. Wat leveren al die ontwikkelingen de club eigenlijk op? “Iemand die bij de receptie zit, wordt honderd keer per dag gestoord voor het verwerken van transacties. Van het opwaarderen van clubkaarten tot het inchecken van leden. Met meer dan 900 leden en iedere dag een volle baan is dat een constante stroom van afleiding en onderbrekingen. Wat wij proberen te bereiken met het systeem van Xafax is om alle transacties waarbij het personeel van de golfclub geen toegevoegde waarde heeft, bij hen weg te halen door deze te automatiseren”, aldus Koning.

“Ik geloof heel erg in zelfredzaamheid. Op het moment dat wij dat op een eenvoudige wijze aan onze leden kunnen aanbieden, vinden zij dat erg fijn en wordt dat heel goed geaccepteerd. Bovendien kunnen onze medewerkers zich daardoor met andere werkzaamheden bezighouden. Door de automatisering die Xafax ons levert, hebben zij meer tijd en kunnen zij beter hun werk doen” voegt hij daaraan toe.

Toekomst

Positieve geluiden dus. Toch betekent het huidige succes niet dat Koning van plan is het rustiger aan te doen qua ontwikkelingen. Hij is altijd op zoek naar manieren om het de leden van de Edese GC Papendal nóg makkelijker en aangenamer te maken. “In de toekomst gaan we wellicht kijken of we gastspelers ook kunnen laten afrekenen bij de incheckpalen. Daarnaast zijn we bezig met een soort simulator-game, waarbij spelers een slag maken tegen een doek en deze vervolgens op het doek gesimuleerd wordt. Ook daarvoor zullen we met Xafax kijken hoe we daar betaalwijzen en verschillende tarieven aan kunnen hangen.

Een andere wens van mij heeft betrekking tot de laadpalen die wij hier binnenkort krijgen. Ik zou daar graag verschillende tarieven voor leden en niet-leden voor hebben. Ook daar zijn we naar aan het kijken” sluit Koning af.